Bar, TWINT oder Rechnung: Zahlungen in der Hundeschule erfassen

Zahlungen in einer Hundeschule lassen sich leichter nachverfolgen, wenn zu jedem Termin der vereinbarte Preis, die Zahlungsart und der Zahlungsstand festgehalten werden. «TWINT» beschreibt den Zahlungsweg. Ob das Geld eingegangen ist, braucht eine eigene Angabe. So erkennst du, welche Leistungen bereits bezahlt sind und welche Beträge noch offenstehen.

Diese Struktur hilft bei Einzeltrainings, Gruppenangeboten und der Vermietung eines Hundeplatzes. Du kannst sie zunächst in einer Tabelle nutzen oder in einer Verwaltungssoftware abbilden.

Welche Angaben gehören zu einer Zahlung?

Beginne mit einem eindeutigen Bezug zur Leistung. Eine Überweisung lässt sich leichter zuordnen, wenn du weisst, für welchen Termin oder welche Rechnung sie gedacht ist.

Das ist eine Arbeitsstruktur für deine Zahlungsübersicht. Welche Angaben ein bestimmter Beleg enthalten muss, prüfst du für deinen Betrieb gesondert.

Zahlungsart und Zahlungsstand getrennt halten

Stell dir drei Einzeltrainings mit einem vereinbarten Preis von jeweils CHF 60 vor. Die folgenden Angaben sind ein erfundenes Beispiel, keine Preisempfehlung.

Für die drei Trainings wurden insgesamt CHF 180 vereinbart. Eingegangen sind CHF 120. Offen bleiben CHF 60. Wenn du ausschliesslich die vereinbarten Preise addierst, fehlt dir diese Unterscheidung.

Bei einer Teilzahlung hältst du den eingegangenen Betrag und den verbleibenden Rest getrennt fest. Falls deine Software nur «offen» und «bezahlt» kennt, prüfe, wie du solche Ausnahmen nachvollziehbar dokumentieren kannst.

Ein einfacher Ablauf nach jedem Termin

Kontrolliere zuerst, ob Preis und Leistung noch stimmen. Eine längere Platzmiete oder eine andere Vereinbarung kann den ursprünglich erfassten Betrag verändern.

Prüfe danach den tatsächlichen Zahlungseingang. Halte fest, wie und wann bezahlt wurde. Falls du eine Rechnung oder Quittung erstellst, ordne sie derselben Leistung zu.

Am Ende einer Woche kannst du die noch offenen Beträge durchsehen. Suche dabei gezielt nach Zahlungen, die eingegangen sind, aber noch nicht zugeordnet wurden. So vermeidest du Rückfragen an Kunden, die bereits bezahlt haben.

Wenn du mit Excel arbeitest, lässt sich dieser Ablauf mit festen Spalten und Filtern abbilden. Eine passende Grundstruktur findest du unter Hundeschule mit Excel verwalten.

Zahlungen bei mehreren Hunden oder mehreren Terminen

Ein Kunde kann mehrere Hunde haben oder mehrere Leistungen gemeinsam bezahlen. Halte deshalb nachvollziehbar fest, wofür ein Gesamtbetrag gedacht ist.

Beispielsweise können in einer Zahlung ein Einzeltraining und eine Platzmiete enthalten sein. Beide Leistungen brauchen eine eindeutige Zuordnung, damit später keine davon versehentlich als offen erscheint.

Wenn du Guthaben, Abonnemente oder Mehrfachkarten anbietest, kommt eine weitere Aufgabe hinzu: Du musst auch die verfügbaren und genutzten Leistungen verfolgen. Prüfe gezielt, ob deine Software diese Abläufe unterstützt. Ein Zahlungsstatus am Termin bildet allein noch keine vollständige Guthabenverwaltung ab.

Was ändert sich bei Onlinezahlungen?

Bei einer Onlinezahlung können Buchungsbetrag, Gebühr und Auszahlung unterschiedliche Werte sein. Halte sie getrennt fest, damit du nachvollziehen kannst, wie sich der Auszahlungsbetrag zusammensetzt.

Kontrolliere zusätzlich, wie Rückerstattungen oder Änderungen dargestellt werden. Wenn du online buchbare Angebote einrichtest, sollten Zahlungsweg und Bedingungen bereits vor Abschluss der Buchung klar sein. Mehr dazu findest du unter Online-Terminbuchung für Hundeschulen.

Welche Zahlungen sind bei DogOasis kostenpflichtig?

Selbst erfasste und selbst kassierte Termine bleiben provisionsfrei. Bei Zahlungen über DogOasis gelten aktuell 20 Prozent Provision, mindestens CHF 3.50 pro Buchung. Das betrifft auch Zahlungen nach einer Buchung über deinen persönlichen Link oder QR-Code. Die aktuellen Konditionen stehen in der Hilfe für Anbieter.

DogOasis ermöglicht ausserdem PDF-Rechnungen und Quittungen zu manuell erfassten Terminen. Den verfügbaren Umfang beschreibt die Verwaltung für Anbieter.

Wer hält die Zahlungsübersicht aktuell?

Wenn mehrere Personen Termine betreuen, vereinbare, wer Zahlungseingänge prüft und den Status ändert. Nicht jeder Mitarbeitende braucht dafür dieselben Zugriffe.

Lege auch fest, wie offene Beträge übergeben werden. Ein kurzer Hinweis bei der richtigen Leistung ist leichter nachzuvollziehen als eine lose Nachricht ohne Terminbezug.

Bei der Auswahl einer Verwaltung solltest du deshalb auch Zahlungen und Zusammenarbeit gemeinsam testen. Unser Ratgeber Software für Hundeschulen auswählen enthält dafür konkrete Prüfschritte.

Häufige Fragen zur Zahlungsverwaltung

Wann markiere ich einen Termin als bezahlt?

Sobald du den tatsächlichen Zahlungseingang geprüft und der richtigen Leistung zugeordnet hast. Eine vereinbarte Zahlungsart oder eine versendete Rechnung allein sagt noch nichts über den Zahlungseingang aus.

Wie behalte ich Barzahlungen im Blick?

Erfasse den erhaltenen Betrag zeitnah beim zugehörigen Termin und halte den Beleg dort auffindbar. Wenn mehrere Personen kassieren, braucht ihr einen gemeinsamen Ablauf für die Erfassung und Übergabe.

Kann eine Zahlungsübersicht meine Buchhaltung ersetzen?

Sie hilft dir, vereinbarte Preise, eingegangene Zahlungen und offene Beträge zuzuordnen. Für deine Buchhaltung brauchst du darüber hinaus die vollständigen Unterlagen und die für deinen Betrieb passenden Abläufe. Prüfe, welche Daten und Belege sich aus deiner Verwaltung dafür übernehmen lassen.